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基于知识信息管理视角下档案馆核心价值体系的创新与提升

作者:第一论文网 更新时间:2015年10月26日 21:04:51

 档案是机构或个人在诸多成长过程中形成的知识经验、成果,真实记载着管理与实践活动的各历史阶段的发展轨迹,是科学管理决策的信息源,是信息和知识的积累、是典型的社会服务性质的载体,具有丰富的社会共同的显性知识和待挖掘的隐性知识,是知识经济时代知识管理理论比较典型的应用领域。核心价值的档案体系因时代不同,且随着社会的进步是一个动态变化的,持续发展的档案体系,如何构建有时代特征的档案馆核心价值体系,利于收集整合、提炼积累、管理存储与利用好档案信息知识资源,实现档案信息资源服务的高绩效,更好地将信息服务提升到知识服务层面,确立档案馆在信息知识服务领域的重要地位。 
  1 档案馆核心价值、知识信息管理的内涵及其特征 
  知识经济时代强调对知识的获取和利用,知识是无形的,知识管理不同于信息管理,是有组织、有意识采取的一种战略,知识信息管理可以依托于久经发展已然成熟的档案信息管理活动收储档案信息资源,档案是一种写实的知识信息载体,与任何一种文献相比,它的知识信息管理最大的特征是其具有公益性与共享性,以丰富的档案资源信息为中心,应用现代资源信息技术,借助档案信息管理网络,通过对档案馆内、外部信息知识的捕获,运用集体的智慧在信息知识管理理念下对传统的档案管理进行创新与提升,是一项信息和知识管理性质的工作。信息时代,对于整个社会而言,随着生活方式的多元化,人们对档案认识的深化和信息技术的广泛应用,对档案信息知识的需求越来越大,“档案”的要素在内涵上有一些变化,从侧重于信息存储与服务利用的传统档案管理角度模式启程,以强调逐渐过渡到档案知识管理模型的知识创新和应用,无论在形式上还是在内容上都更加丰富多彩,但第一生命为真实不变,是一种显性化的资源,有最富特色的查考利用价值,或者说历史凭证价值,尤其是重点、专题档案中的信息和知识的承载,对现有的和潜在的档案知识信息资源进行连续、动态管理,从各种显、隐性信息资源中,通过提炼和应用创新形成以各种特征为知识信息源的其他文献没有的知识和信息,有效地实现显、隐性知识的转换和融合,使利用者通过档案信息资源应用于实践工作的过程使得档案的价值得以体现。 
  2 提升档案馆核心价值的必要性 
  随着信息技术和互联网的飞速发展,人们获取档案知识信息的途径也更加广泛,档案馆也面临前所未有的巨大挑战,在日益激烈的知识信息生态环境下,持续不断的知识创新是档案馆持续发展的原动力,档案馆的价值不能局限于各种载体档案信息知识的传统职能工作,更多的应该是体现在信息的显、隐性知识的知识资源转化过程,并向精炼文档提炼开发和整合等方面一体化发展。这就要求档案信息管理者科学地运用管理知识,发挥其管理能力,提升档案馆核心价值,使档案管理由封闭型向开放型、传统式向信息化转变;档案服务由被动型向主动型、由单纯保管型向多元利用型转变;注重档案信息纵与横和全与精的结合,不断增加档案数量、种类,以丰富、准确、安全的信息数据资源和高效、便捷、满意的服务赢得用户的信赖,从而使得档案信息知识资源得以长足发展。 
  3 档案馆核心价值体系的构建 
  档案馆核心价值体系由多个要素构成,笔者认为其主要的构成要素由基本层次的档案信息知识载体的收、整、储、利用服务和辅助层次的物质载体、服务管理理念、服务管理模式、管理制度和知识人员几个方面构成。档案信息知识载体是档案馆信息知识资源的承载者,档案资源的信息,包括各种载体和隐性知识到显性知识的档案信息知识间接的影响其他受体;物质载体主要指档案馆馆舍环境、基础服务设施、馆藏资源等方面的建设与完善程度,物质载体因素是档案馆核心价值体系的基本保障因素;服务管理理念在各个历史时期有所不同,是发展变化的、不稳定的,在古代,强调“以藏为主、以用为辅、封闭管理”的理念,在近代,强调“以用为主、藏用兼顾”的理念,在现代,强调 “真实”和“便捷”获取档案信息知识;[1]服务管理模式是档案馆核心价值得以实现的路径,恰当的服务管理模式有利于促进档案信息知识安全速捷、良性的服务传递;档案管理制度是核心价值体系中的重要保障,是实现档案馆核心价值体系的坚强后盾,只有建立、健全档案管理制度才能保障档案馆的发展;知识人员是档案馆核心价值实现的动力源泉,是档案馆核心价值体系的承载者,档案信息资源的收、整、储和提供利用与服务的主导作用必须通过档案馆人员的劳动才能实现,因此,良好的档案管理人员素质、不断创新的服务模式,积极主动的工作热情有利于把用户需要的信息资源以最安全速捷的服务方式传递给用户,并在档案馆核心价值体系的基础上通过对档案信息知识资源的提炼将隐性知识转化为显性知识的服务上优化扩大档案信息知识容量,创新提升服务能力,使档案信息知识资源的获取更加速捷。 
  4 知识信息管理和质量管理相结合在档案馆核心价值体系中的应用 
  知识信息管理主要包括知识库、信息系统、知识传递和知识管理(管理系统)。通过知识信息管理与计算机网络技术的充分融合,将档案馆现有的档案信息知识进行分析、整理、记录、并储存,特别是实践工作中的技、诀窍乃至在知识和技能转移、共享和创新中的建议灵感等隐性知识,进行提炼整合,发现挖掘档案信息知识资源,使其具有一定的档案信息知识资源优势,从而达到档案信息知识增值的目的。 
  为了保证和提高工作效率和服务质量,利用丰富的档案信息知识馆藏,档案信息资源为基础,科学、有效的使用专业技能对档案信息知识资源、知识服务的全过程实行质量管理,[2] 190—191首先,利用现代化手段建立特色档案信息资源库,从单一载体的管理转变为多种载体的管理,丰富馆藏档案信息资源的种类,完善馆藏传统档案与数字档案的收藏比例;其次,加强档案馆服务理念、指导思想,提高档案馆员工素质,提高服务质量、效率等,调动档案信息知识承载者传递档案信息显、隐知识的积极性,借助现代科技信息技术,达成管理构架布局的扁平化,最终改善档案信息资源业务等方面的工作流程,提供更加系统、完整、速捷的服务。 
  5 运用知识信息管理和质量管理提升档案馆核心价值体系的可行策略 
  档案知识管理能够顺利进行,必须建立在信息技术的支持为前提,利用网络平台实现超前储存和服务档案信息源,无论怎样的呈现档案信息结果的形式和方式,必须保持自然的原始文件的真实性,准确性,完整性,有效性,这是一个不可忽视的重要任务;档案知识管理是基于良好的档案实体管理和档案信息管理的基础上的,而非相互割裂的。[3] 58-59无论是知识和信息管理、档案建设和档案信息资源的共享,科学的应用必须以制度建设为基础,以队伍建设为保障,体系建设为载体,以目标管理为手段,着力夯实管理基础,以满足利用者的各种档案信息资源需求为宗旨,选择需求的档案信息,以知识创新为主要目标,开展知识创新服务,对显性知识进行提炼深加工,体现其独特性,注重档案知识管理与成果质量的创新,注重对隐性知识的开发,创造良好的创新交流学习和应用档案知识的制度环境和激励环境,以知识管理的理念指导档案馆提升创新服务能力,创造知识服务的价值,以满足动态的市场竞争需求。 
  参考文献 
  [1]管先海,对档案馆核心价值问题的若干思考[J],档案管理, 2008.(5) 
  [2]苗向军,略述图书馆的全面质量管理[J],湖南科技学院学报,2011.32(8),190—191. 
  [3]周文泓,知识管理视角下的企业档案管理[J],中国档案2012.9,58-59 
  作者简介 
  张静(1962-),女,副研究馆员,研究方向为档案信息资源管理与开发利用研究。