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浅析人事档案管理工作信息化的意义

作者:admin 更新时间:2018年12月12日 08:19:24

  1.人事档案管理工作信息化的意义分析


  1.1是时代发展的产物


  随着我国社会经济的持续发展,传统的人事档案管理模式已经不能满足瞬息万变的形式,因此,就要进行人事制度改革,这也是机关单位的管理体制改革的重要内容。这次改革的重点内容是从传统的对人的单纯管理转到对人才资源的开发上来,随着国家人事制度改革的不断深入,机关单位的用人制度也发生了巨大的变化。当今社会的生活节奏很快,人才流动日益频繁,但是这些都控制在纸质的人事档案范围内,摆脱了传统用人模式的束缚。


  1.2有利于提高工作人员的效率


  机关单位人事档案管理的信息化,改变了传统的档案管理人员从繁琐的归档、装订手工的模式,实现档案管理由单一的实体管理向信息管理与实体管理相结合,由以体力劳动为主向以脑力劳动为主转变。人事档案管理的信息化,通过网络就可以实现即时查询,可以更好地为机关单位人事工作提供服务,节省了大量的时间,进一步提升业务水平。


  1.3有利于对人事档案的保护


  我们知道,何种类型的档案都是采用纸制载体,通常情况下我们不使用复制文件,因为原件才是最原始的证据材料,它具有着客观性和唯一性,这一点是不容置疑的。但是,人事档案最主要的功能之一就是查阅,机关单位要考察一个人,经常需要查阅相关信息,这样就会对档案造成一定的破坏,不利于人事档案的管理工作。人事档案管理的信息化,就避免了反复翻阅纸制档案材料的状况发生,只需查阅数据库资料,减少了档案管理人员与纸制材料的频繁接触,将有利于人事档案纸制载体的保护。


  1.4有利于推动各企业人力管理效果的提升


  对各用工单位来说,这一加强历史记录资料保管的方式可以大力提升其工作成效,完善企业员工工作调配办理的相关业务流程。就如依据这类历史证据记录资料来实施个人的相关社会服务手续,其中包括疾病治疗报销、实施工薪调整以及新岗位任用等各种情况,查阅相关历史依据的记录资料,并且将工作调整与历史资料实施紧密配合。2.主要问题分析


  2.1专业的信息化档案管理人员缺失


  实施人事档案信息化管理,随着技术进步硬件问题很容易得到解决,但专业的信息化管理人才缺乏。在我国的许多单位中,由于人员正处于新老交替时期,老一辈的员工不懂信息技术,在所在的岗位上还未退下来,新的信息技术管理人才又迟迟上不去,形成信息化管理的真空状态,导致人事档案信息化管理难以开展。


  2.2信息化人事管理制度缺乏


  虽然一些单位在人事档案管理中采用了信息化管理的方式,但我国尚未建立起完整的信息化档案管理制度,致使人才档案信息化管理的过程中缺乏制度做支撑,人事档案管理工作随意而行,容易出现各种纰漏。


  2.3不具备网络信息的化历史资料保管模式


  虽然相当数量企业其历史证据记录资料储存管理中运用了信息化的管理模式,然而我国至今还未统一建立起系统的、全国性的、整体覆盖型的信息型历史证据记录资料运作系统,引发对历史证据记录资料保管环节中不具备作为管理支撑的制度体系,所有员工档案资料的管理业务都是随意而行,极容易造成各种缺陷和不完善的地方。


  3.强化人事档案管理工作信息化进程的措施


  3.1转变思想观念,增强档案管理意识


  随着社会经济的发展,传统的思想已经不能满足时代的需求,这就需要我们转变思想观念,在新经济环境下,加快机关单位的人事档案管理工作,培养三种意识,真正的重视人事档案管理工作。(1)增强档案意识。所谓的档案意识主要指人们对档案及档案工作的认识。我们要积极的宣传人事档案管理工作的重要性,在此基础上使档案管理工作贴近人们的生活,形成一种档案管理意识。(2)增强工作人员的安全意识。人事档案信息化管理过程中应认真搞好电子档案的及时备份与维护工作,积极加强安全意识,确保人事档案资料的安全与完整。(3)加强现代化意识。在人事档案信息化的建设中,要将新的现代化理论知识与档案管理工作融合,积极掌握计算机操作技能,建立社会化的开放式管理,以适应现代化的要求和形势。


  3.2建立健全人事档案信息化管理制度


  一些?挝挥捎谌狈ν晟频娜耸碌蛋感畔⒒?管理制度,致使人事档案信息化管理过程中出现诸多不规范的问题,如人事档案信息胡乱编入、档案信息的存储和保管没有统一的方式,这样容易致使人事档案信息丢失,在检索、调用时出现困难。针对这种情况,单位一定要建立一套适合自身的人事档案信息化管理制度和方案,使人事档案信息化管理能够按照档案管理制度要求开展工作,确保人事档案信息在收集、存储、调用各个环节顺畅,让人事档案信息化管理更具实效和活力。


  3.3加强人事档案管理人员培训


  人事档案管理的信息化是一项复杂的工作,不是一朝一夕就能完成的,需要我们不断的努力。我们承担起这份责任,就需要有较高的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神的档案管理人员。所以我们必须引进和培养综合性的人才,为人事档案管理工作提供智力支持。首先定期开展档案管理的培训,增强档案管理人员的专业素质。开展档案专业理论知识课程和计算机知识课程,使档案管理人员掌握现代信息管理技术,提高人事档案管理水平。其次要注重加强档案管理人员的思想政治教育和职业道德教育。人事档案管理工作需要严谨的工作态度,管理人员必须具有高度的思想政治觉悟和严格的纪律性。


  4.结束语


  人事档案信息化管理是现代人事档案管理的发展方向,一定要引起高度重视,各单位只有在人事档案管理中运用信息化技术,落实信息化人事档案管理制度,引进和培养信息化技术人才,才能使人事档案管理更加快捷、高效地为自身发展服务。