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如何做好人事档案的鉴别工作

作者:admin 更新时间:2019年03月02日 08:33:49

  鉴别在人事档案工作中具有重要地位。在人事档案管理学的理论研究中,许多著作都借鉴和吸取了档案学的研究成果。特别是对人事档案工作环节方面的研究,更有许多相同之处,普遍认为,无论人事档案工作内容与其他档案工作内容有多大差异,就其工作环节而言,则大体相似。


  一、人事档案鉴别工作的作用


  (一)人事档案材料的鉴别工作是人事档案管理工作的首要环节。对于收集起来的杂而乱的人事档案材料进行清理和鉴别,确定和进行取舍,是人事档案整理工作的基础。假如略去这一环节,不该归档的没有清理出去,该归档的又没有收进来,就会直接影响后面的环节,甚至造成整个工作的全部返工。


  (二)人事档案材料的鉴别工作与人事档案工作的其他环节工作有着紧密的联系。例如,通过鉴别工作,可以发现哪些档案材料不齐全,以便及时收集,同时还可以提高收集工作在来源上的质量,不应把―些不必要的、没有价值的材料都收集起来。再比如,鉴别工作的质量高低,直接关系到人事档案保管工作,通过鉴别,把那些不需要归档的材料从档案中剔除出去,减少档案的份量,可以节约馆库面积,有利于保管工作。此外,鉴别工作还可以促进人事档案利用工作的开展。鉴别工作中取舍恰当、合理,就能保证人事档案的真实性和精炼性,否则一旦该归档的材料销毁了,就不可复得了,会给党的事业造成不必要的损失。


  二、鉴别工作的内容范围


  (一)判断材料是否属于本人。鉴别这个问题的主要方法是:


  1.辨认姓名的异同。下列几种情况比较容易混淆。


  (1)同姓同名。这是最容易混淆也最难发现的一种情况。对这种情况的辨认方法是逐份地核对同姓同名的材料,尤其是核对材料上的籍贯、年龄、家庭出身、本人成份、入党时间、参加工作时间、工资级别等情况是否相同。主要经历是否―致。为了达到互相印证的目的,要尽可能地多核对一些项目,使鉴别结论有可靠的依据和基础。


  (2)同姓异名或异姓同名。这是收集人事档案材料时造成的。鉴别时要特别留心材料上的姓名,对那些姓名有某些相同之字的材料,更要提高警惕。如果在鉴别材料时只注意看内容,而不大注意看姓名,就很容易让那些同姓异名或异姓同名的材料蒙混过去。


  (3)一人多名。有的人在不同时期有不同的名字,比如孩童时期有乳名(或叫小名),上学时有学名,还有的人有字号、笔名、化名等等,如果不认真辨认,就很容易使以个人的档案材料身首异地。辨别这种情况的方法有三种:第―,核对后期材料姓名栏内曾用名,是否有与前期原名相同的名字;第二,清查档案内是否有更改姓名的报告和审批材料;第三,将不同姓名的材料内容进行核对,看看每份材料的年龄、籍贯、经历等情况是否相同。


  2.辨认材料的内容和作用,其主要方法是:(1)看内容。即审核材料的内容是否与该人员的问题有关,比如政审材料中所反映的内容与该人员的结论是否有内在联系,是否是结论的依据。(2)看用途。比如对于证明材料,要详细审查,看此材料用于证明谁的问题,也就是被证明人是谁?如果被证明人不是该人员,那么这份材料一般也就不是该人员的。该人员所写的证明他人问题的材料,由于它的用途不是证明该人员的,所以不该归入该人员档案中。


  (二)判断材料是否属于人事档案


  一个人的档案材料包括人事档案内容的材料及非人事档案内容的材料两大部分。在非人事档案材料之中,有的是属于文书、业务考绩、案件等档案内容的材料,有的属于本人保存的材料,有的是应转送有关部门处理的材料,鉴别工作的任务就是将人事档案材料与非人事档案材料严格区分开来,择其前者归档,并将那些非人事档案内容的材料另加处理。


  (三)判断材料是否真实、准确


  做人事档案工作必须讲究实事求是,来不得半点虚假和含糊其词,由此要求人事档案材料所记述的内容必须真实而且准确,不能前后矛盾,模棱两可。在鉴别工作中一旦发现内容不属实,观点不明确、言词不达意或词义含混的情况,应立即退回原单位重新改正。


  (四)判断材料有无重复


  要保持人事档案的精炼,重份材料或内容重复的材料必须剔除。鉴别的时候,无论是正本还是副本,只需保留一份,多余的可以剔出。比如有的人在入党之前写了许多份入党申请书,鉴别时可以只选取其中内容最完整、手续最齐全、字迹最清楚的归入本人档案的正本和副本中即可。


  (五)确定材料是否有保存价值


  归档的材料要能反映个人的政治思想、业务能力、工作成绩、专长爱好等方面倩况。对于一些没有价值或价值不大的材料以及似是而非、模棱两可、不能说明问题、没有定论、起不了说明作用的旁证材料,不要归档,尤其对内容不真实、不准确、甚至诬蔑陷害等材料更不能归入。


  三、对不在归档范围的材料的处理


  对不归档材料的处理主要有下列四种方法:


  (一)转。凡是经过鉴别,并不属于本人的材料,或者根本不在归档之列的材料,必须剔出转给有关单位保存或处理。


  (二)迟。对于近期形成的某些档案材料,手续不够完备,或者内容还需要查对核实的,需要提出具体的意见,退回有关单位,等到原单位修改补充后再行交回。如果材料应退回去的,必须经过领导批准退回本人,并办理相应的手续。


  (三)留。凡是不属于人事档案的范围,但很有保存价值的有关参考资料,经过整理以后,应由组织或人事部门作为业务资料保存。


  (四)毁。经人事档案部门鉴别后,确实没有保存价值的材料,应当按照有关规定作销毁处理。销毁的材料应当仔细检查,逐份登记,写清销毁理由,经主管领导批准后,才能销毁。