欢迎光临第一论文网,权威的论文发表,我们将竭诚为您服务!
您的位置: 第一论文网 -> 经济学论文 -> 文章内容

小议ERP系统环境下销售与收款业务

作者:第一论文网 更新时间:2015年10月26日 21:04:51

摘 要:销售与收款业务是企业实现增长和盈利的关键活动之一。本文分析了在ERP环境下进行销售与收款业务的优势及风险,然后制定相应对策。

关键词:ERP;销售与收款;控制

      销售与收款业务是企业实现增长和盈利的关键活动之一。由于市场竞争日趋激烈,往来的客户较多,企业一般雇用大量的销售人员,因此,销售与收款业务的内部控制难度较大。随着企业信息化进程的深入,管理层对客户的关注程度不断加强,不少企业建立ERP系统,对销售与收款业务进行一体化管理。
  ERP系统在规范供销业务管理以及维护公司利益方面所起的重要作用:
  (1)通过使用ERP系统,发行员可以通过互联网,进行订单审批、与客户对账、开票等业务,可以实时在系统内查询到该客户的基本情况、历史销售记录、销售水平等信息,改变了以前电话调度,寻踪觅迹的被动局面。公司管理层、财务人员可以借助网络适时进行账表查询、数据调用等,提高了信息传递速度、透明度。
    (2)应用ERP系统,财务人员可以通过网络进行财务数据分析、数据来源追溯,即由财务明细账可逐级查询到材料的采购订单、发票、支付款情况,极大的提升了财务分析报告的质量。
    (3)应用ERP系统,业务人员只要能做到及时录入相关单据,财务报表可以适时生成,而原系统报表只有单据记账结账后才能生成相关报表,极大的缩短了财务结账周期,提高了财务报表合并效率与灵活性。
    (4)系统会根据用户需要,提供工作列表和消息提醒,有效帮助业务人员及管理层及时按日程进行相关工作安排。
      (5)ERP系统可与库房建立远程连接,通过详细分析测算,确定了系统中库存的最大量和最小量,制定合理库存计划,运用预警机制,通过系统集成仓库事务处理,自动生成采购计划,既可以有效降低库存,减少库存资金,加快资金周转,又能保证正常的生产经营需要,提高运营效率,全面提高管理水平,增强抗风险能力。
   (6)建立ERP系统与外网数据对流。通过网络联系到更广泛的客户,扩展销售平台,降低运营成本,不仅使外网客户能访问ERP系统的信息资源,接受外网客户的服务请求,还能实现网上结算,网上支付,并启动ERP系统的储运系统向网络客户发货。
     (7)通过ERP系统,可以根据销售数据,及时准确地了解市场的需求,进行销售与市场预测分析,获利能力分析,企业经营状态跟踪,为项目再开发提供参考。
     (8)借助ERP系统,实现权限管理岗位化。ERP系统权限管理可以细化,可以按岗、按人进行细化,直至某一个节点的某种权限。公司财务部及所属单位设置成本、总账、税金管理等岗位的同时,结合系统的核算管理流程的要求进行了岗位、职责的细化,凭证的录入、签字、审核、记账,只有符合相关的控制规则,系统才允许进行操作,从执行手段上进行控制,避免了业务核算管理中的扯皮、推诿。
  在ERP环境下,销售与收款虽然有很多优势,但也有风险和不足:
  (1)人为风险
  办理和记录收款这一环节涉及货币资金的管理和记录,以及应收账款记录的更新等活动。可能的风险是货币资金没有及时存入银行,未及时入账,现金被挪用,并导致应收账款更新的不及时而影响到客户的赊销额度,进而影响到企业的销售活动。
  (2)系统风险
  在ERP环境下,如果信用批准、授权审核均由系统自动完成,可能会出现由于政策设置不合理、更新不及时、系统设置被人篡改或程序出错而引起企业的销售不理想或销售款无法回笼的风险。
  例如在特殊情况下,发货后部分货物没有开发票,财务部门也没有确认收入,此部分未开发票的发出商品没有明确由那个部门管理,财务部门与销售部门也没有进行核对,这就要制定相应政策,明确业务员的责任,规定出库单由业务员保管,待开发票时填制开票申请附出库单经审批后再由财务部门开出发票,月末应向财务部门报送已发货未开票明细。
  ERP环境下销售与收款的风险控制:
  (1) 从风险分析中我们可以看出,在ERP环境下,有的风险可以在程序中设计相应的控制措施并在系统的初始化设置过程中进行相应的设置来达到控制目的,而有的风险必须由企业制定额外的控制制度来保证实施,还有的风险除应当在程序中进行设计外,还应当在制度上进行规定。例如,可以建立销售人员的业绩和回款挂钩的激励制度。ERP系统能依据与客户签订的合同自动提示催款,但必须要有销售人员的配合。将销售人员的业绩与回款额度紧密挂钩,提高他们收款的责任心和积极性,是一种组织控制措施。另外,建立销售人员的岗位轮换制度,可以防止内外合谋。
  (2)加强内部审计。在某种意义上说内部审计是对其他内部控制的再控制。通过内部审计,可以发现各种控制手段的弊端,找出进一步改进的措施。
  综上所述,我们在了解ERP系统优点的同时,也要清楚地认识到ERP系统的风险,通过分析业务流程各环节的风险,制定相应的控制措施从而达到有效控制的目的。具体的说,就是要保护企业销售与收款活动产生的会计资料的真实、完整、一致;堵塞漏洞,消除隐患,防止并及时发现、纠正错误和舞弊行为,保护企业各种实物资产的安全与完整;确保企业销售与收款活动符合国家有关法律法规的要求;提高产品的市场占有率,加快货款的回笼。然而,企业内部控制的设计也应当基于成本效益和效率原则,所以企业的内部控制在设计时应当统筹规划,进行全面系统地考虑,尽可能制定出既提高企业运行效率,又符合企业成本与效益原则的内部控制制度。
  参考文献:
  闪四清.ERP系统原理和实施[M] .北京:清华大学出版社,2005.

作者简介:浦蕾 出身年月(1976.3),性别,女 江苏省无锡市(籍贯),现职称:中级,学历:大本,研究方向:ERP。