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继续教育档案管理信息化建设的路径

作者:admin 更新时间:2019年07月27日 08:10:00

  摘要:在新时期,高校档案馆开始朝着信息化发展,数字档案馆现已成为高校发展必然趋势,其中继续教育作为我国教育事业不可或缺的部分,其对于人才发展以及社会稳定有着积极意义,在此过程中,在对档案进行管理时,应该重视信息化建设,引入新技术,对档案人员系统培训,使其在具备良好素质的基础上,能够熟练操作现代技术,确保档案信息准确性,推动继续教育可以稳定发展。


  关键词:继续教育;档案管理;信息化建设


  继续教育档案会包含众多有价值的信息,对于高校发展有着重要影响,在信息时代,档案人员也应该跟随时代步伐,运用信息技术相关手段来工作,科学的管理档案资料,因此,高校要给予支持,对现有档案情况进行信息化建设,提高管理水平。


  一、档案管理信息化建设的重要性


  无论是对高校还是现代企业来说,档案库都保存着很多有用资料,其不仅可以为其他人员提供参考依据,让其有据可查,还能增强对重要资料以及数据的保存,但在传统档案管理期间,档案人员通过人工方式来开展管理工作,有的档案年限较为久远,使得档案内容出现失真,影响了档案价值的发挥。但在新形势下,通过对档案工作进行信息化方面的建设,一方面可以提高对档案内容保护力度,另一方面能够使档案人员工作量得到减轻,提高工作效率。具体来说:其一,便于保存信息资源。采取信息化手段来建设档案,可以使档案载体形式发生很大转变,达到数字化效果,例如,传统档案大多都是纸质,在保存方面较为困难,需要档案人员按照一定类别进行归纳、整理[1],但信息化建设有所不同,工作人员能够把海量的档案信息存储在计算机或者硬盘中,工作人员通过硬盘就能查找所需的资料,这样既可以提高对原始材料的破坏,防止由于多次翻阅或者查找,导致材料出现损坏,还能对档案进行备份,避免材料出现丢失。其二,便于共享信息资源。各大高校都有自己的校园网以及信息管理系统,在信息化建设期间,档案人员可以有机整合信息资源,不仅便于对资源的共享,让校内师生都能了解信息资源,还能提高对档案资源的利用率,以此提升应用价值。高校可以先在本校实行资源共享,当技术日益成熟后,可以加强与其他高校的合作,拓展本校信息资源,从而丰富档案信息。


  二、目前继续教育档案管理现状分析


  (一)信息化建设投入不足


  从目前继续教育情况分析,其开始进入普遍化阶段,在各地区得到普及,使得教育规模也日益扩大,学生人数逐渐增多。有的学校把关注点放在校园建设方面,缺乏对档案管理重视程度,所投入的资金相对较少,导致信息化水平不高,使得档案管理在发展时受到很大程度限制[2]。如果继续教育学校不能在信息化建设上拨款,也就使档案部门无法更换硬件设备,造成软件技术更为缺乏,与现代化档案有着很大差距。信息化建设最为重要的前提条件就是要有硬件以及软件支持,但缺乏资金投入,使得信息化建设流于表面,不能在继续教育档案中得到很好的体现。


  (二)档案管理人员水平不高


  从目前档案人员素质情况来看,综合素质整体偏下,有的档案人员由于年龄较大,不能在其他部门工作,所以调到档案部门,管理水平不高。而这些年龄偏大的档案人员在思想观念方面较为保守,对新知识接受以及理解具有一定困难,在信息化建设阶段,对于档案人员素质有着比较高的要求,无论是从知识结构还是实践能力方面,都需要其各项技能相对突出,这样才能确保信息化建设得以稳步进行。但在此期间,如果档案人员不能起到帮扶作用,很可能会影响信息化建设不能正常开展,不利于档案工作的执行。


  (三)信息化管理安全性问题突出


  尽管信息化建设有一定优势,但与此同时也会使继续教育档案面临安全问题,导致档案资料出现泄露[3]。继续教育档案往往涉及一些重要信息,这就需要高校加强对档案信息系统的保护,设置防火墙,避免档案信息处于安全隐患下。但在实际档案管理时,领导层经常忽视安全问题,使得档案人员安全意识不高,不能全面的保护档案信息,频繁出现信息泄露,导致高校损失严重。安全管理可谓是档案管理中重要内容,只有重视档案安全管理,才能提高对系统保护程度,防止非档案人员进入系统。


  三、加强继续教育档案管理信息化建設的有效路径


  (一)加强对信息化建设的投入


  继续教育院校应该对信息化建设给予一定关注,对其进行资金方面的投入,把信息化建设作为学校规划中的一部分,这样才能保证信息化建设能够顺利进行。首先,从政策方面来看,学校要推行档案信息化政策,让档案人员观念以及意识得到转变,了解信息化建设对于学校档案工作的重要性,这样既可以创建出良好的信息化氛围,让档案人员受到感染,还能促使档案人员主动获取信息知识[4],提高综合素养。其次,从资金投入层面分析,学校要根据档案室情况拨发资金,更新硬件设备,并引入新的软件技术,与此同时,要成立专门机构,由机构人员来管理档案建设资金,一方面可以对专项资金实时管理,避免资金浪费,确保资金用于信息化建设,另一方面能够使档案管理各项工作稳步开展,让档案管理可以真正服务于学校。


  (二)加强对工作人员的培训


  高校应该基于现有状况对档案人员进行培训,组织学习,使档案人员个人知识结构不断完善,增强其认知水平,能够正确看待档案管理这一份工作,这样才能在工作中投入较多精力,全身心为继续教育档案服务[5],进一步提升继续教育社会地位。首先,高校要先制定较为科学的档案人员培养计划,对培训课程进行全面设置,确保课程与档案人员自身情况相匹配,提高培训课程内在价值,让档案人员能够从培训课程中有所收获,这样才不辜负档案管理培训工作的开展。其次,制定考核机制。根据档案人员工作情况进行科学考核,并把其与福利待遇紧密联系,一方面能够增强档案人员危机感,使其产生一定竞争力,另一方面可以促使档案人员认真工作,不断获取新知识,提高个人能动性。最后,重视继续教育。高校也应该对档案人员进行继续教育,一般情况下,继续教育的手段包括:其一,半脱产培训。档案部门负责人要积极鼓励档案人员继续深造,到专业学府接受高等教育,获取硕士学位,在继续教育过程中,档案人员一方面会接受系统的知识,提高信息技术能力,另一方面可以让其思想意识发生很大转变,提高职业素养。其二,学术交流会。各高校经常会聘请一些专家及学者进行演讲或交流,部门负责人应该号召档案人员积极参加,听取专家前沿的思想,并与其他档案人员进行交流,谈论工作经验,促使档案管理水平得到提升。


  (三)加强对电子文件的管理


  继续教育档案要想实现信息化建设,离不开电子文件,这就需要档案人员严格把控电子文件,对其进行全面监管,避免由于人为因素造成档案信息失真。首先,档案人员在平时管理时,要密切排查档案内容,尤其是重要的档案资料,要给予特别关注,确保档案信息完整性。其次,档案人员要具有创新意识,通过信息手段管理档案,在实现档案信息共享的同时,确保其安全性。但在此期间,需要档案人员保证电子文件安全,防止人为对其进行修改,导致档案出现误差,使得重要数据发生丢失。最后,高校要健全制度,全面规定档案管理工作,这样既可以让档案人员了解那些事情不能做,避免做出损害学校利益的相关事件[6],而且能够使档案人员根据岗位职责进行工作,例如,可以对归档时间进行明确规定,让档案人员自觉遵守,为信息化建设打下良好基础。


  四、结语


  在现代社会中,信息化建设现已成为继续教育档案主要内容之一,支持信息化建设不仅可以提高档案管理效率,让档案人员高效完成档案工作,还有利于继续教院校发展,使其与现代教育相接轨,确保继续教育事业得到良性发展。