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地区文献保护中心的责任—一读《图书馆及档案馆文献保护实用指南》

作者:第一论文网 更新时间:2015年10月26日 21:11:14

20世纪50~60年代,美国研究型图书馆馆藏迅速增长,馆藏文献酸性纸张退化的问题逐渐显现,至70年代日益严重。图书馆以往采用的一些手段,如单本文献重新购置、修补等不能解决问题。图书馆充分认识到文献保护的重要性,纷纷采取保护措施以延长文献使用寿命。实践经验的积累推动了研究的发展,美国图书馆界对纸张退化原因的研究日渐深入,不断提出预防、延缓退化的新方法。一些区域性的文献保护机构也随之建立,美国东北部文献保护中心(Northeast Document Conservation Center,NEDCC)就是其中之一。NEDCC成立于1973年,是美国第一个专门研究纸质文献保护和修复的独立实验室[1]。经过40年发展,NEDCC已成为美国文献保护领域中具有领导力和权威性的地区中心,在全国范围内提供纸质及数字文献保存保护服务、咨询,并在提高公众文献保护意识、培训机构从业人员方面发挥重要作用。《图书馆及档案馆文献保护实用指南》(Preservation of Library & Archival Materials:A Manual,以下简称《指南》)是NEDCC在培训文献保护专业人员以及开展文献保护教育方面的代表性成果之一。《指南》最初由NEDCC各部门(主要是修复部门和服务部门)专业人员从实践经验中总结的一系列实用指南汇编而成,1992年出版,经过两次系统的补充和修订,1999年推出第三版,并在NEDCC网站“Preservation Leaflets”栏目提供免费网络版。此后NEDCC一直对网络版《指南》定期更新,最近一次是在2012年。

《指南》覆盖文献保护工作各个方面,提出了清晰、明确的保护原则和操作方法,适合未从事过该项工作的初学者阅读,从初版起即在文献保护专业领域内得到高度认可[2]。一些开设文献保护专业的高校,如德州大学奥斯汀分校、密歇根大学安阿伯分校、匹兹堡大学都在多门理论及实践课程中将该书列为必读书目[3-6]。

我国一直缺乏这种将文献保护理论、原则与实践紧密结合,具有手册性质的作品,常见的文献保护专著或教材停留在对理论知识的介绍以及对修复技术的总结,鲜有涉及文献保护管理的内容,不能完全满足具体机构开展保护工作的实际需要。通过学习《指南》,从业人员能够补充知识,拓宽对文献保护内涵和外延的认识,增强专业能力。目前我国对文献保护技术的研究主要集中于对古籍善本的保护与修复。《指南》中关于西式装订文献以及现代文献保护的内容在我国专著中也十分罕见。《指南》的写作方法对我们将中文古籍保护与修复技艺理论化、系统化也具有借鉴意义。

1 《指南》之实用

该书名为实用指南,实用性与易用性是最大的特点,贯穿于该书架构及内容细节。

1.1 独立指南汇编成书

《指南》并不是一本系统组织编写的论著,而是一系列指南的汇编。每篇指南独立成文,各有作者,撰写于不同时间,甚至直接以活页册的形式出版[7],但这并不意味着此书在结构上毫无章法。该书主编Sherelyn Ogden时任NEDCC图书修复部门负责人,他在初版时即按照文献保护工作实践各个环节为其划定章节,打下良好基础。

最新网络版《指南》包括7章,主题分别是:文献保护计划及优先级排序、文献保护环境和控制、文献保护灾难管理、文献保存方法和处理方法、感光材料保存保护、文献载录格式转换和文献修复处理。第一章提纲挈领地指出究竟何为文献保护,以及对相关机构的重要性。第二章和第三章系统地论述了可能对文献长期保存造成影响的因素,强调正确评估文献的保存条件和潜在风险,并做好预案。第四章至第七章具体介绍文献保护工作中的种种处理方法、操作步骤及注意事项。在7个主题内部,每一节的先后顺序基本遵循从背景知识介绍到提出问题再到解决问题的认知规律,符合阅读逻辑。

1.2 具备现实指导意义

通常来说,越是中小型文献收藏机构,个人、家庭以及社区组织等私人领域的收藏,越缺乏专业的文献保护人员、设备和相关资源。这类机构更需要地区性文献保护中心提供协助和专业培训。所以,协助区域内中小型机构及从业者个人开展文献保护工作成为NEDCC的一项重要职能,这也是他们编写《指南》的主要目的。

与一般文献保护综述性论著不同的是,《指南》中各章节的作者来自全美各个与文献收藏与保护相关的机构,除NEDCC各部门工作人员(大多是部门负责人)外,一些具备专门知识或经验的作者也受邀撰写特殊章节。例如,“2.3如何保持系统高效运行”的作者是一位系统工程师;“3.2消防探测、警报、自动喷淋系统简介”的作者是佛蒙特州米德尔堡的消防官员;“4.8聚酯薄膜书衣”的作者来自老牌图书装订公司Bridgeport National Bindery;而第六章关于数字化技术、数字资源保存项目的几节内容分别由来自耶鲁大学图书馆、亚利桑那州立大学图书馆、哥伦比亚大学、OCLC等机构的数字化项目负责人撰写。每位作者都有多年从事具体工作的经验,撰写的指南与实际工作紧密结合,绝非纸上谈兵。有此前提,书中才会出现“供应商往往会打包票,但也经常不可信,需要对其使用材料及制备工艺追根究源”[8]等无奈却真实的细节。

正因为如此,《指南》并不满足于系统叙述文献保护原则、罗列预防措施,而是从实际工作需要出发,从成本—效益角度考虑问题,提出具有操作性的建议。例如,“2.5展览中的环境条件控制”“3.9如何在馆舍装修时保护馆藏”围绕该章主题,从实际工作中选取一个切面来介绍各种原则、措施在某一项工作或某一段特殊时期中的具体应用。

《指南》还考虑到文献保护工作不可能完全在理想状态下进行。对具体文献保护措施的介绍也考虑了不同机构可能面临的各种情况。比如,历史上曾经流行的一些处理方法,像环氧乙烷(ETO)熏蒸除虫、使用烤漆家具或木制家具放置文献、对超大幅文献进行切割保存,虽然现在普遍认为并不符合现代文献保护原则,但书中仍对其进行了简单介绍,并提供了相应的补救措施。因为从实际工作角度考虑,一些中小型机构无法做到全面更换使用中的烤漆家具,并且还需要继续使用下去;他们也可能需要处理出于历史原因经过熏蒸除虫的馆藏或是已经切割保存的超大幅文献。对这些情况,如果一味强调文献保护原则,只能让中小型机构的工作人员徒增压力,不如提出操作性强的补救措施作为参考。对一些可选择的做法,如文献保护需求评估调查、馆藏修复、数字化项目的实施,是由机构工作人员完成还是外包,《指南》都尽可能详细地列出每种选择的利弊,供不同机构选择。

1.3 扩展资源内容丰富

正文之外,《指南》还提供了丰富的扩展资源,主要分为四类。

(1)权威机构标准文献、研究成果、实用工具。在探讨文献保护计划制订方法时,《指南》提供了美国研究图书馆组织(Research Libraries Group,RLG)的《RLG馆藏纲要(RLG Conspectus)》、加州图书馆基金(California State Library Foundation,CSLF)的CALIPR作为确定馆藏价值、决定保护优先次序的有效工具。在介绍文献保存环境条件控制、存储装具使用材料、胶片种类鉴定、缩微技术标准等内容时,《指南》大量引用ISO、ANSI标准及加拿大文物保护协会(Canadian Conservation Institute,CCI)、罗彻斯特理工学院影像长期保存研究所(Image Permanence Institute of Rochester Institute of Technology,IPI)、国家公园管理局(National Park Service,NPS)等权威机构的研究成果。这些成熟的标准和工具是开展文献保护工作的重要资源,可以为文献收藏机构直接采用,无需再次验证。

(2)文本模板、相关案例。《指南》提供了文献保护优先行动工作表、灾难预案编制指南、用户登记管理及承诺函、数字化项目外包招标书等详尽的文本模板,介绍了多个文献保藏机构的有害生物综合治理项目、书库清洁项目、数字化保存项目案例,值得参考。中小型机构可以根据实际需要修改模板,直接应用于相关的实践工作。

(3)区域内供应商列表。作为地区文献保护中心,NEDCC了解区域内相关产品、服务供应商资质。《指南》推荐了部分保护需求评估机构、消防喷淋系统供应商、文献装具制造商、文献修复服务机构、修复人员培训项目。当然,NEDCC本身也提供其中的一些服务。

(4)相关主题推荐书目。《指南》属于实用手册类作品,注重内容的实操性和应用性,该书在各章内容的背景知识介绍部分都力求简洁,以陈述事实为主,并未过多展开理论探讨。编者深知本书在理论上的不足,因此在各章节之后编列了大量的参考文献及延伸阅读材料,以此作为补充。书中还有六节内容直接是独立的推荐书目,涵盖文献保护计划、建筑设计中的文献保护问题、灾难管理、感光材料保存保护、数字资源保存保护、文化遗产数字化等主题。

1.4 网络出版及时更新

《指南》从第一版起就以活页册的形式出版,便于增补修订,网络版更为此提供了便利。定期进行的内容修订保证了该书能够及时反映文献保护领域的前沿知识和观点。对比1999年出版的《指南》第三版与2012年修订的网络版,主要变化包括三点。

(1)结构微调。卡内基梅隆大学图书馆善本与珍稀文献部的特藏馆员Mary Catharine Johnsen曾于1994年在《美国档案工作者》(American Archivist )发表书评,对《指南》第一版的章节结构提出批评,认为按照文献保护工作环节组织章节不利于只关注某种文献媒介材料的读者利用。这些读者必须到每一章节中寻找与该媒介材料相关的内容[9]。最新的版本采纳了这一意见,抽取关于感光材料保存保护的六节内容,独立为一章。

(2)知识更新。修订后的《指南》增加了数字化长期保存项目管理内容,介绍了数字化对象的选择标准、项目可行性、外包流程等,并提供了详尽的推荐书目。修订版还更新了部分章节的内容,如第二章“文献保护环境和控制”去掉了鲜有人使用的手摇式干湿球温度计等信息,增加了对LED等新式光源的介绍;第三章“抢救发霉图书和纸张”一节修订了有利于控制霉菌生长的相对湿度范围;第五章“胶片材料简介——鉴别、保护和复制”一节在介绍胶片材料的复制时删去了直接印刷、通过中间正片复制底片、制作连续色调缩微胶卷等做法,着重推荐利用数字化技术进行胶片复制。各章节中的扩展阅读材料也经过重新筛选和增补。

(3)内容改写。部分章节的具体内容经过改写,将对背景知识的理论支持更多地交由参考文献和延伸阅读材料体现,在正文中则更侧重对问题解决方法的探讨,行文也由原先的自然段叙述改为更清晰地列出要点。文章中原先因为条件所限采用的示意图也部分更换为实际拍摄的照片,能更好地进行辅助说明,这一改变在第二章、第四章、第五章中尤为明显。

由于该书各章节独立成文,在后期统筹编辑时,增加了各个章节之间的互相参考和交叉引用。网络出版的形式也更加方便读者在各章节之间跳转,或是随时链接到文中介绍的外部资源。

2 《指南》不止于实用

《指南》对中小型机构的文献保护工作具有实际指导意义,但该书并不只是一本实用手册,同时还在文献保护的概念、保护与利用的关系、数字化环境下的文献保护等方面提出了一些全新的观点和不同于传统的思考视角。

2.1 文献保护的实质

NEDCC是一个伴随文献保护概念发展建立起来的机构,对这一概念的认识也具有一定的深度。第一章“文献保护计划及优先级排序”可以说是《指南》中最重要的、提纲挈领的部分。在这一章中,作者对preservation一词的内涵及文献保护工作的实质进行了辨析,认为文献保护的焦点应从响应向预防转变。文献保护不应该是对受损、退化文献做出的最终补救,而是贯穿文献采访、装订、排架、流通、清洁、复制、修补、交换等日常操作,预防或延缓文献保藏机构全部文献退化的一项广泛性的工作[10]。预防性保护措施对文献资源保存的作用相当于公共卫生、预防医疗对于人类健康的作用。即使是灾难应急管理工作,也更多地依赖于灾难未发生时的日常检视。比起化学知识或是修复技能,制订文献保护计划更需要的是对机构使命的准确理解及合理分配可用资源的能力[11]。

因此,文献保护根本上并不是技术问题,而是一个管理问题。20世纪七八十年代文献保护概念刚刚提出时,保护需求评估只评估馆藏的物理状况。而现在需求评估会全面收集与文献存储环境、消防、灾难预案、利用级别、文献价值等相关的情况,其中利用级别与文献价值已经完全是传统馆藏管理工作的领域[12]。事实上,文献保护是馆藏管理的有机组成部分,文献保护政策应是机构全部馆藏政策中不可或缺的一章。只有将文献保护政策提高到机构层面,得到最高级别的支持及正确尺度的解读,促使机构员工在进行日常操作时充分认识其对馆藏长期保存的影响,才能真正实现整体延缓文献退化、延长使用寿命的效果。

既然是管理问题,就是人的问题。与人相关的一切因素都应包括在内。机构内各部门能否取得一致认识、精诚合作,与机构外承建商、供应商能否顺利沟通、互相理解,即将实施的文献保护措施会否影响到人员健康,人力成本是否得到重视,都是文献保护计划需要考虑的内容。

《指南》第三章中“有害生物综合治理”及“馆藏安全”两节内容阐述了在充分重视预防性保护的基础上,不使用艰深的专业技术,如何依靠日常控制和管理手段,建立有效沟通机制,开展部门间合作,将一些流于理论、止于“规定”、分散的文献保护措施整合成一个可行的、实用的完整体系,贯穿于馆藏管理工作始终,达到实际保护效果。

2.2 保护与利用的关系

既然文献保护工作实质上是对可用资源的合理分配及管理过程,随之而来的问题就是如何保证其合理性,如何确定不同馆藏、各项保护措施之间的优先次序。这其实就是文献保藏机构多年来一直不断探讨的藏用关系问题在文献保护方面的体现。《指南》对于这一问题给出了一个原则性的答复:应牢牢根植于机构使命。

《指南》第一章对机构如何在文献保护需求调查与评估的基础上,根据藏品的内在价值及可投入资源的情况确定文献保护的优先次序做出了指导。后续在涉及温湿度监控系统的选择与设定、消防系统的设置、数字化项目的内容选择等章节中也多次强调每个机构采取的具体措施最终都“取决于机构使命”。

书中提出了一个形象的说法:机构使命为你指明方向,馆藏政策则提供如何能够到达目的地的具体计划,而文献保护政策的作用是保证“至少最有价值的那部分行李不会在路途上失散”[13]。而这个目的地,不言而喻,指的是对文献的利用。

无论采取何种手段,文献保护的最终目的都是为了实现对文献的利用。即使是财力最雄厚的机构也不可能随时保护其全部馆藏。设置优先级是文献保护管理的一项重要工作。各类馆藏的不同用途和使用频率,其法律价值、历史价值、不可替代性、从其他机构获取的可能性共同决定其价值和保护优先级,适用不同的保护措施。

2.3 数字化带来的影响

NEDCC在建立之初的近30年内主要提供纸质文献保护与修复服务。因此,在前两个版本的《指南》中,都仅仅将数字化技术作为文献载录格式转换的一种选择做出简要介绍。随着数字化技术的发展,在1999年出版的《指南》第三版中出现了对数字化技术产生的影响、数字化环境下文献保护实质的讨论。

与“文献保护工作实质上是对可用资源的合理分配及管理”的理念一脉相承,书中认为对原始资源内容价值的保护和对证据价值的保护应有所区分。在数字化环境下,原件的处置方法与是否开展对原件数字化的项目是截然分开的。馆藏数字化项目开展的根本目的不是为了利用数字化复制品淘汰原件,而是利用其实现保护原件、表达原件和超越原件的功能。而对原件的保护则是由原始资源保护需求评估决定的[14]。

数字化环境下文献保护的基本原则与传统环境下大同小异,仍然是以延长信息资源的使用寿命为首要目标,但在对具体概念的认识方面产生了巨大转变。首先,传统环境下文献的寿命取决于载体的平均寿命,数字化资源的寿命则依赖于获取系统的平均寿命,需要不断迁移、更新换代。其次,数字化环境下的选择不再意味着在文献寿命快终结时进行一劳永逸地处理,而是与数字化文件的使用情况密切相关的持续性的过程。在格式转换时对文献价值的判断取决于原件的内容价值。每一次格式转换都需要重新进行价值判断。再次,数字化环境下的质量追求体现于在技术上仅可能捕捉更多的具有知识性和可视性的内容,然后将这些内容以最适合读者需求的方式呈现出来。如果过早对数字化技术进行严格的标准化控制,可能会带来被加速淘汰的风险。第四,数字化环境使得传统文献保护原则由确保文献的物理完整性转变为主要确保文献知识创造上的完整性。第五,数字化环境下的文献获取从文献保护的副产品转变为文献保护过程中的核心内容。最后,数字化环境下的藏用关系有望实现高度统一,“得到更好的利用”被视为文献保护行为的最终结果[15]。

2005年NEDCC推出数字化服务[16]。《指南》在修订中陆续增加了更多数字资源保存保护相关内容。随着数字资源重要性的不断提高、数字化技术的成熟,假以时日,这部分内容可能也需要抽取出来独立成章。

3 余论及思考

3.1 《指南》的局限

尽管《指南》对文献保护机构,尤其是中小型机构具备实际的指导意义,并做出了一些深层次思考,但由于其出版初衷及编写方式的原因,该书仍存在局限。

《指南》内容以文献保护基础知识为主,适合初学者阅读,且基本上只针对纸质资源保护,这是由其最初编写目的决定的。另外,由多位作者撰写汇编的编写方式导致章节内容、插图、推荐书目中存在重复现象。不过,《指南》具备一定的工具书性质,如此组织便于有特定目的的读者查阅,阅读某一章节即可完整查找到所需内容,也可以从另一个角度体现其实用性的特点。

没有提供索引,仅依据文章标题无法准确判断文章内容,缺乏必要的分析和揭示是《指南》的硬伤。尽管网络版提供了内置的查找功能,但查找结果包含很多冗余信息,不能等同于专门的索引。在2012年修订中,第三章增加3.12“冷冻、干燥受潮图书和档案”一节,其实只是将3.6“受潮图书档案紧急处理”中的一段内容独立提取成节,原内容也并未删减。合理推测,这样调整的原因可能是对这方面具体信息的咨询量或需求量特别大,工作人员为方便查阅才将其单列出来。这固然体现了网络版的优势,但对于系统阅读整本《指南》的读者则显得多余。如果能够提供经过组织的索引,完全可以引导读者更合理、高效地利用该书,避免这样简单粗暴的做法。

各章节对同一信息的介绍也不一致,在修订时不够严谨,出现失效链接、指向不存在的章节等问题,这是由于各部分更新不同步导致的,可以由后续修订解决。

3.2 地区中心的视角

《指南》主编Sherelyn Ogden在题为A Regional Perspective on Preservation:the NEDCC Experience的文章中介绍NEDCC如何从一个专司纸质图书修复的区域性机构发展成为兼具修复、灾难援助、咨询、教育、培养公众文献保护意识等各项职能的地区中心[17]。在这一过程中,NEDCC一直以地区中心的视角,敏锐地捕捉地区各类文献保护机构的需求;以发展的眼光,与美国文献保护研究保持同步。《指南》的出版促进了NEDCC各项职能之间的有机融合。

我国文献保护工作主要针对古籍善本保护。国家古籍保护中心于2007年成立,各级区域保护中心随之建立。目前区域中心的重点工作处于古籍普查和修复阶段;文献保护专业教育方面,虽然2015年起陆续与中山大学、复旦大学等高校开展合作,设立“文献保护与修复”图书情报专业硕士项目,但主要以短期在职培训方式为主,普及教育则多以举办展览、讲座,编辑古籍名录、宣传报道为主,而有针对性地、系统性地面向公众及所有文献保藏机构工作人员的文献保护意识教育项目则有所欠缺[18]。因此,NEDCC的历程和《指南》的编写对我国各级古籍保护中心的工作开展,特别是推动文献保护教育方面具有借鉴意义。

参考文献

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[2] WIILIAM T H. Book Review:Preservation of Library & Archival Materials:A Manual[J]. The Journal of Academic Librarianship,1995,21(4):321.

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[4] PAVELKA K L. Treatment Techniques for Flat Paper Syllabus[EB/OL]. [2016-03-26]. https://www.ischool.utexas.edu/sites/default/files/images/webform/INF393 C.10%20Spring%202016.pdf.

[5] Preservation Administration Syllabus[EB/OL]. [2016- 03-26]. https://s3-us-west-1.amazonaws.com/umsi- class/581.pdf.

[6] MEISLIK M. Library & Archival Preservation Syllabus[EB/OL]. [2016-03-26]. http://www.ischool.pitt.edu/ pittischool13coa/appendices/syllabi/LIS%202214%20 Spring%202012%20Meislik.pdf.

[7][9]JOHNSEN M C. Reviews:Preservation of Library & Archival Materials:A Manual[J]. The American Archivist,1994,57(4):696-697.

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[10][12][13]CHILD M. Collections Policies and Preservation[G/OL]// NEDCC Preservation Leaflets. [2016-03-26]. https://www.nedcc.org/free-resources/preservation- leaflets/1.-planning-and-prioritizing/1.5-Collections- policies-and-preservation.

[11] CHILD M. Preservation Assessment and Planning[G/OL]//NEDCC Preservation Leaflets. [2016-03-26]. https://www.nedcc.org/free-resources/preservation-leaflets/ 1.-planning-and-prioritizing/1.2-preservation-assessment-and-planning.

[14][15]CONWAY P. The Relevance of Preservation in a Digital World[G/OL]// NEDCC Preservation Leaflets. [2016-03-26]. https://www.nedcc.org/free-resou- rces/preservation-leaflets/6.-reformatting/6.4-the-relevance-of-preservation-in-a-digital-world.
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