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科学制定图书馆管理指标体系

作者:第一论文网 更新时间:2015年10月30日 10:03:34

作者简介:邓东宁(1981—),中南财经政法大学图书馆馆员。

改革开放以来,论述图书馆管理的论著非常多,但其中谈到图书馆管理指标体系的却不多,能清楚地阐述图书馆管理指标的制定原则和制定方法,并给出具体的图书馆管理指标体系的文章就更少了。例如:著名的图书馆基础理论和图书馆管理学专家,武汉大学原图书馆系主任黄忠宗教授在他上百万字的图书馆管理论著中,详细地论述了图书馆管理的内容、方法、原理等各方面,但却基本没有提及如何制定出一套适用于图书馆具体管理的指标体系。又如:著名图书馆学专家、华东师范大学教授范并思于20世纪80年代在与他人合著的《图书情报数学》一书中,早就提出了图书馆管理指标的制定原则和制定方法方面的问题,但也没有据此给出一套图书馆的管理指标体系。因此,图书馆管理从理论到实践出现了一段空白。图书馆管理指标应该根据什么来设定,各个管理指标之间有什么关系,这些关系又如何影响图书馆管理指标的制定,图书馆究竟应该制定哪些管理指标,这些问题直到目前还没有很清晰的答案,因此很有研究的必要。

1图书馆管理指标的制定原则

1.1图书馆管理的步骤

如果把图书馆看作是一个系统,按照控制论的观点,一个系统的控制(或者说管理)必须而且只能依靠信息进行。首先,要确定系统的目标,包括总体目标和子系统(或子模块)的具体目标;其次,要根据某种成熟理论建立系统的模型,如有可能最好是数学模型,否则就是流程模型;最后,在以上模型的各个关键点上,确定可利用、可抽取并可计算的信息,确定产生这些信息后系统应采取的对策和措施。

1.2图书馆管理系统的目标信息描述

一般的机械系统比较容易模拟,它的控制信息基本可以全部采用定量方法来产生,而图书馆是一个不仅包含机械设备,还包含人和各种信息资料的复杂系统,虽然它的控制信息不一定能被量化,但至少在初始阶段是可以采取一些定量方法的。一般来讲,要尽可能地定量描述出可供系统控制的信息,因为系统的总体目标和局部目标一般不能满足于抽象的描述,而是要通过反映系统状态的一组数据(目标值)来表达,并通过改善管理(或者说改变控制方向)促使系统逐步进入目标值状态。图书馆的这组数据就是我们常说的“图书馆管理指标”,如:反映图书馆总系统的读者到馆率、文献收藏率、出勤率、人员结构比例等;反映流通子系统的流通率、拒绝率等;反映编目子系统的年人均编目条数、编目准确率等;反映检索子系统的检全率、检准率等。这些数值直接反映了图书馆的工作状态,如果达不到预定值,图书馆领导者就要改善管理方法(控制),直至达到预定目标值。控制论的一个基本观点就是:控制依靠信息,没有信息就没有控制(管理),而控制的最基本的方法是反馈,因为控制和管理很难一步到位。控制或管理不到位时,只有通过反馈,控制才能够进一步进行,并通过改善系统状态,逐步达到或超过设计者的目标要求。

2图书馆管理指标的类型

2.1以管理用途为划分标准

以管理用途为划分标准分为工作评价指标和工作控制指标。对图书馆管理工作进行评价的指标叫工作评价指标,主要用于评价图书馆总体和各部门工作的优劣。如用流通量来评价图书馆馆藏的利用程度,用读者到馆率来评价图书馆的受欢迎程度。工作控制指标则是用来调节和控制图书馆的工作状态和工作程度的指标,但一般不用它来说明图书馆工作的优劣。如反映馆藏构成情况的各类藏书比例,可以用来作为调节馆藏结构的依据。而馆舍面积、馆藏量、馆员数量、经费等指标有时(如在比较不同图书馆的规模时)是评价指标,有时(如在评价图书馆内部管理时)不是评价指标。

2.2以指标形式为划分标准

以指标形式为划分标准分为绝对数指标和相对数指标。绝对数指标是简单累加的统计数量,如到馆人次、流通量、藏书量等。相对数指标是成比例(一般以百分比的形式出现)的统计数量,如拒绝率、读者到馆率等。一般来讲,相对数指标包含的信息更多,因为它比绝对数指标反映的管理对象的特征更多,因而包含的统计信息也更多,更能说明问题。

2.3以描述对象为划分标准

以描述对象为划分标准分为藏书指标、工作指标、借阅指标、读者指标等。藏书指标包含文献的类型或品种、数量、价格等;读者指标包含读者的类型和数量、各类文献的借阅量、拒绝率、读者到馆率等。此外,还有用于人事管理指标的工作人员的数量与结构、工作定额(如年人均编目数)、工资总额和平均工资等。

3图书馆管理指标之间的关系

3.1各种管理指标常见的关系类型

一般来讲,由于处在一个系统中,各种管理指标之间都具有相关性,常见的关系有以下几种:①互为因果。如读者到馆率和流通率互为因果,读者到馆人次多,流通率就高。②互相制约。如检准率和检全率经常是互逆的。③互相重复。如检准率和误检率互相重复,检准率高和误检率低实际上是一回事。只有了解指标之间的这些关系,图书馆才能建立起一套科学高效的管理指标体系。

3.2科学的管理指标体系具有的特征

①图书馆各个方面的工作状态都应该有一个指标予以反映。例如,可以用到馆人数或读者到馆率来衡量图书馆对读者的吸引力,可以用书刊利用率来衡量文献采购的针对性和有效性,可以用年人均编目数和编目出错率来衡量编目部门的工作效率和工作质量,可以用检全率和检准率来衡量文献检索的效率。②一个指标的波动只受被评价对象的影响,不应受一些与评价对象不相关因素的影响。③指标的走向应该与被评价系统特征的走向一致。一般来讲指标应该是单值函数,因为如果被评价特征的一种状态同时对应多个指标值,就会导致评价混乱。④两个指标之间应该是不相关的。范并思早在20世纪80年代就指出,一个系统如果需要多个评价指标,这些指标必须是不重复、不矛盾的。以下笔者通过三个例子加以说明:例1,两个指标A和B,A上升引起B上升,A下降引起B下降,那么A、B是重复指标,B不必要。原来评价检索系统的检索效率时用过一种叫“用户耗时”的指标,但后来人们发现用户的耗时和检准率是成正比的,因此可以取消耗时指标,而采用检准率来取代它,这时检准率既可以评价检索系统对不相关文献的拒绝能力,又可以用来评价用户耗时的多少。例2,A上升引起B下降,或者B上升引起A下降,则A、B是矛盾指标,A和B其中有一个是错误的。例3,A不管上升或下降,B都不变,反过来B不管上升或下降,A也不变,则A、B独立,A、B可以同时使用。例如,分编工作的出错率和编目人员的出勤率都是用来评价编目人员工作状况的,但编目人员的出错率一般来讲并不影响他的出勤率,因此这两个指标可以同时使用。而编目人员的出勤率和年人均编目数这两个指标,由于前者直接影响后者,如果同时使用,就会出现重复奖励或重复处罚的结果。总之,制定一个系统的管理指标体系,要避免使用重复指标以节省管理费用和管理时间,同时避免重复奖励和重复处罚。图书馆应该慎重使用矛盾指标以避免政令不清和系统紊乱,同时尽量使用独立指标,以便合理评价系统和工作人员各个方面的工作状况。

4图书馆管理指标体系

4.1图书馆总体管理

①年到馆人次。该指标主要用于评价图书馆受欢迎的程度,是图书馆最重要的管理指标之一,一般由计算机自动生成。②读者分类统计。该指标主要用于分析各类读者利用图书馆的特点,一般根据需要(不必每年统计)由计算机自动生成。③图书馆借阅册次(或文献利用率)和数据库点击次数。该指标主要用于评价图书馆馆藏资源的利用情况,一般经各部门统计后由计算机自动生成。④图书馆藏书统计。累积总册数、当年进书(刊)册(种)数、书刊分类统计等主要用于评价图书馆提供文献的能力和藏书结构的合理性,一般由计算机自动生成。⑤图书馆工作人员统计。该指标包含总人数、年龄比例、职称比例、学历比例、性别比例等,根据需要由图书馆人事管理子系统适时生成。⑥图书馆财务统计。该指标包括年购置费总数、经费分类统计,一般每年年终由计算机自动生成。

4.2图书馆部门管理

①采编部。分编出错率(或正确率)主要用于评价分编人员的业务水平;人年均分编条数主要用于评价分编人员的工作效率,确定分编人员编制。以上指标不定期抽查,对采购人员的评价目前尚无有效的定量指标。②参考咨询(情报服务)部。提问满足率(或拒绝率)、检全率和检准率、文献传递满足率主要用于评价咨询人员的业务水平,分析馆藏和网络搜索工具的不足。③图书借阅部。包括错架率(按需要不定期统计)、读者人次和借阅册次。④期刊部。包括期刊总数、核心期刊收藏率(不定期统计)、现刊到刊率、缺损率(装订期刊时统计)。⑤系统部。需要统计各个数据库的点击率,尚无其他有效的定量评价方法。

参考文献:

[1]邓珞华,孙清兰,范并思.图书情报数学[M].长春:东北师范大学出版社,1983:73-74.

[2]黄忠宗:图书馆学概论[M].武汉:武汉大学出版社,1984:101-108.