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办公室行政管理精细化思路探讨

作者:admin 更新时间:2018年05月10日 09:44:54

  摘要:企业的办公室行政管理工作中,大多都会存在一些问题以及漏洞,导致行政管理工作效率不高。要想改善管理工作,加强管理工作的精细化,是一个实现途径,也是需要我们在工作中的一种常态思维。因此本文将分析办公室行政管理工作中存在的问题,并提出精细化思路,希望能够为以后的管理工作提供参考。


  关键词:行政管理;科学;工作;精细化


  在企业管理人员所有需要考虑的问题中,如何提高办公室行政管理工作精细化是一项重要内容,为所有企业管理人员所重视。而且这代表了企业行政管理的一个新方向和新趋势。如果能够实现管理工作的精细化,不仅利于提高办公室行政管理工作的效率,还有利于节约企业的管理成本。因为办公室管理工作的精细化是一种科学合理的管理方法,能够利用最低成本,实现最高的工作效率,以及获得最大的利益。但是办公室行政管理工作仍然存在很多问题,是企业目前没有意识到或意识到而并未解决的。


  一、企业行政管理存在的问题


  (一)管理者的管理意识低


  通常管理者的管理意识强弱决定了一项管理工作是否科学合理和效率的高低,管理者具有良好的管理意识是一项良好素质。当管理者的管理意识足够精细,管理工作才能够深入贯彻的执行,能够充分考虑到各方面的因素以及需要,并及时提出解决方法,提高管理工作的效率。因此管理者的管理思想是管理工作精细化的客观条件。


  然而通过实际工作中调查发现,大多企业中的管理层人员通常缺乏精细化的管理意识,对一些可以高效率完成的管理工作,由于缺乏管理意识操作,导致管理工作进行的缓慢拖沓,甚至无法进行。


  (二)管理制度不够健全


  通过分析大多的企業的组织结构图,会发现了解到很多组织结构都偏粗劣,很多部门的管理工作有特别大的相似性,而且管理工作的叙述概念较笼统,一般都没有针对不同的办公室制定不同的管理办法。因此导致管理人员的工作同样概念模糊笼统,在一些方面无法做到面面俱到,工作更无及谈精细、创新。


  同样的在某一部门中,管理人员对于低层管理人员分工不够明确,责任落实不具体,因此对于激发工作人员的积极性也不利,对于管理工作的开展也带来了一定程度的消极性。


  管理工作一部分内容是对工作人员的奖惩,存在的问题便是绩效考核制度明确却缺乏考核执行,尽管制定了绩效考核制度,然而在具体的实践工作中却无序混乱,落实不到具体。


  (三)管理目标模糊


  在人的需求层次理论中,刺激引发需求,需求决定动机,而动机则决定了一个人的行动。动机即目的、目标,如果没有明确的目标,则无法实施有效的行动,因此有一个明确的目标,对于企业的办公室行政管理工作来说也是非常重要的。然而普遍存在的问题就是办公室行政管理工作中,管理工作没有明确的目标,仅凭经验来进行管理工作,脱离实际,既而也增加了管理工作的负担,又无法有效的完成管理工作。


  (四)缺乏科学量化的管理方式


  由于管理工作的进行需要考虑到各个方面,因此需要建立一个科学量化的管理体系,通过科学量化某些方面的指标,如员工的品德、能力、以及工作绩效,可以实现局部的管理工作精细化。但大多数企业存在看重员工的绩效,而忽略员工的品德的现象,管理人员对工作人员的评价过于片面,难以调动员工的积极性,反而增加了管理工作的压力。


  同时企业对于不同岗位,大多也没有做到具体情况具体分析。而不同的岗位就有不同的内容、性质,如果对所有的岗位实行统一的量化方式,没有针对性,也不利于管理工作的精细化。


  (五)管理人员或员工职业素质不够高标准


  当然部分工作人员的职业素养非常高,工作积极,具有团体协作意识,能够高效完成自身的工作,也能够帮助完成其他人的工作。然而,也少部分存在工作人员或者行政管理人员的职业素养不够高,不仅没有主动的更新自身的职业知识,甚至以自我为中心,为了一己私利而不顾集体的利益,缺乏精细工作的意识,工作敷衍塞责的想法。即使管理人员再如何精细,管理制度再如何科学合理,没有工作人员的配合,管理工作的精细化也无法进行,这也是管理工作精细化的直接阻力。


  二、办公室行政管理工作精细化思路


  如果行政管理人员和员工都能够意识到以上的问题,并能够积极提出针对性解决措施,则办公室行政工作的精细化将指日可待。


  (一)行政管理人员管理意识的提高及实际应用


  管理人员在实际管理过程中,应当始终秉持以企业核心价值观“精品、人品”同在精神,并以“精华、细化”的态度原则,加强对基层工作办公室调研力度,有针对性的对各个不同的岗位制定出不同的管理方式,精分细化管理工作,规定工作的流程以及不同工作人员的责任。


  行政管理人员不能缺乏耐心和细心,需要一步一步地将工作规范化、精细化,同时行政管理人员也应当加强自身的学习,与时俱进,更新自己的管理思想。制度是硬的,人是活的,以灵活的管理思想执行精细化,带动整个工作的精细化思路灵活善用。


  (二)管理制度规范化


  如企业组织存在结构粗劣的话,就可以在一定程度上细分组织结构,并依此细分部门的工作范围,进一步可以细分工作人员的职能范围。由整体入手,一个阶段一个阶段地细分,实现管理制度的规范化以及精细化。


  而且为了管理工作的精细化,需要将管理精细化的理念,深深植入工作人员的思想中,通过理念的改变可以使工作人员在具体的工作中调整自己的行动,协助完成工作的精细化。而如何完成这项目标,就需要通过管理制度的规范化以及精细化。这也进一步说明了管理制度规范化的重要性。


  (三)明确管理目标,实现管理工作的流程化


  有一个明确的目标,对于实践行为具有重要的指导意义。有一个明确的管理目标,可以规范管理人员的管理行为。在实现目标的道路上,能够随时引导行政管理人员的错误行为回到正轨,有利于实现管理工作的精细化。


  以八年的办公室行政工作经验发现,工作的流程化可以大大提高工作的效率。如中铁贵州工程有限公司,虽然是2015年成立的新公司,公司的新生代力量较多地为公司注入更多的新元素工作理念,年轻的团队却实力不轻,勇于创新、敢于发现,工作愿意改老路线,走提高工作效率的细致化、创新化的思维管理观念,对于管理工作亦如此。行政管理人员规定每个工作岗位的权力与责任,细分一整项工作,每位或每几位工作人员负责一项内容,最后将所有内容进行整合,完成这项工作。简单的工作流程可以积极促进管理工作的精细化和规范化,同时还能降低工作人员的负担和管理工作的压力。新公司也罢,人才年轻经验少也好,主要在于工作思路要新与细,后浪必然会推前浪。


  (四)量化、细化管理项目


  要想提高行政管理工作的效率,应当摆脱传统的模糊管理,即没有科学量化管理方式,缺少科学量化的管理方式,即缺少了一个有效调动员工积极性的工具。因为不同的岗位,具有不同的性质和内容,因此需要实行不同的量化考核方式。而且需要对员工的品德、能力及绩效进行相同的考核,这样才能做到充分公平,调动员工的积极性。员工的工作积极性提高了就会实现对行政管理工作的配合,繁重的行政管理工作也会因此变得轻松简单。


  (五)全面提高员工职业素养


  办公室行政管理工作的精细化同样依赖于对员工职业素养的培养。办公室行政管理工作过于零碎、繁重,如果员工不能够积极配合办公室的行政管理工作,管理工作的工作量就会因此而加大,也自然影响了办公室管理工作的精細化。


  企业应当加强对工作人员工作思想的培养,让员工对企业和工作具有认同感,能够积极主动的参与管理工作。为行政管理工作的精细化奠定基础。


  三、总结


  办公室的工作任务繁重,细节颇多,工作任务的实施好坏是关系企业整体发展的重要环节。如果能够实现行政管理工作的精细化,建立一个科学的企业管理方式,可以提高整体工作效率,降低企业的发展成本,对于企业的发展具有良性的促进作用。


  参考文献: 

  [1]袁昌莉.试论实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].东方企业文化,2015,(9):228-228,229. 

  [2]刘秋澄.办公室行政管理精细化的思路与对策[J].中小企业管理与科技,2017,(25):31-32. 

    作者:顾朦