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如何构建高校档案工作新模式

作者:第一论文网 更新时间:2015年10月30日 10:03:34

【摘要】在新课改环境下,传统的档案工作模式早已无法满足现代高校对档案工作的需求。因此,高校应该在传统的档案工作基础上实行改革和创新,进而有效实现高校档案工作新模式的构建。

【关键词】高校档案;工作;新模式;构建

伴随科学技术的飞速发展,传统的高校档案工作已经发生了质的改变,在科技化与网络化并存的当下,高校档案工作不但面临着机遇,同时也面临着挑战。将陈旧的、传统的档案管理进行操作模式、系统上的改进,是所有高校档案工作者面临的重要课题。那么,究竟如何构建高校档案工作的新模式呢?作者通过查证大量资料,就构建高校档案工作新模式展开探讨,以期能为高校档案工作提供帮助。一、构建发展型高校档案工作模式

(一)提高档案工作人员的综合素质。优秀的高校档案工作人员要具备过硬的、专业的职业技能,同时还要具备良好的职业道德和职业素养。一方面,要兢兢业业、认真仔细地工作,对高校的档案数据及时检测和维护,提高自身的工作重视度,对自身工作要及时反思和改正,确保高校档案工作的质量。另一方面,要积极学习和掌握现代化科技手段,实现高校档案工作的网络化管理,切实提高档案工作的工作效率,同时,还要注重自身知识的时刻更新,并随时关注档案工作的创新和发展,使自己始终处于高校档案工作的最前沿。

(二)注重档案工作的集中式、统一化管理。集中式管理,就是要明确、细化档案的分类,杜绝重复填写和备案,落实档案的归类放置,进而降低工作难度和减轻工作量。而统一化管理,顾名思义,就是要统一标准,细化高校档案工作的各项审核指标,实现各大高校间开展档案工作时的无障碍交流,使档案能够跟随人员的调动或升迁而转调,并不需要在每一处都各备档案。

二、构建可持续型高校档案工作模式

(一)实现档案管理制度的完善。高校要按照国家相关的档案法律法规,并结合自身的发展需要,对档案管理制度进行及时性修订,建立健全高校档案工作的各项管理规章制度和规范性文件,进而使高校档案工作更加规范化、标准化、科学化。另外,高校还要加大对档案工作的指导力度,并随时关注档案的开发和管理,有效避免分散管理的不足,同时积极探索更加有效的档案管理新模式。

(二)确保档案管理工作的依法开展。高校领导要始终支持学校档案部门依法行使其管理职能,加大档案部门对相关法律法规执行情况的监督力度和检查力度,同时加强违反档案部门相关法律法规现象的惩处力度。一是高校要主动、积极地参与实事工程、重要会议、科研项目、建设项目的前期指导工作和建档工作。二是未通过档案部门专项验收的重大科研项目和重点建设项目,高校不能实行整体验收操作,而要严格遵守相关的档案专项验收制度。三是高校可以构建完善的档案事业发展综合评估机制,并切实实行该评估制度,进而有效推动高校档案工作的长期发展。

(三)强化档案收集、征集工作。高校档案部门要适应社会和学校的发展需求,打破档案馆藏传统的封闭式结构,充分拓宽档案的收集面。首先,注重对重要档案材料形成、收集、归档工作的介入,以此保证其安全性和完整性。其次,针对学校重要考察、事件、活动、调研项目等形成的声像或特殊载体资料,要及时收集和整理。再次,要做好隶属高校收集范围内的典型个体档案、实物档案的收集工作,并面向社会展开档案征集活动,加大散存在校内外、国内外符合高校档案征集范围的征集力度。最后,要鼓励个人、集体进行档案寄存或捐赠。

(四)注重档案资源的源头建设与归档验收。在高校档案工作中,针对一些重要的档案资源,尤其是电子文件材料,务必做好前置工作和延伸工作。首先,要采取跟进式的服务模式,在档案形成之初就开始跟踪指导,到文件归档之时还要参与结尾验收工作,以此保证档案资源的准确性和完整性。在此值得注意的是,无论是谁,都不能拒绝将职务范围内形成的档案资源归档,甚至是据为己有。

(五)优化档案工作的干部队伍。高校在档案部门领导班子的建设上,要严格遵守专业能力强、政治素质优、文化水平高、思想作风硬的择人标准。伴随档案藏量的日益增加,高校应该按照档案部门的人员编制标准及时核定并增加人员编制。同时,高校要注重对档案干部进行专业技术培训和继续教育工作,努力培养高素质、复合型的档案人才,进而优化高校档案干部队伍的建设。此外,高校要加大对档案干部日常工作、生活的关心程度,帮助他们解决工作、生活中的困难,进而让他们全身心地投入到高校档案工作中。

三、构建多功能的高校档案工作模式

(一)拓宽服务工作领域。高校档案部门要始终贯彻和落实科学发展观,这样才能够在具有丰富内涵的服务工作领域进行自身服务的准确定位。一方面,服务要面向校园,为校内师生、学校教学、学校科研做好服务工作。另一方面,服务要面向社会,加大档案信息的开发、加工、传播和开放力度,为社会的进步和发展提供服务。

(二)举办档案展览。高校举办档案展览可以加大档案信息的宣传、交流,满足社会大众日益增长的信息需求。档案展览的形式可以是多样化的,比如,可以运用自身馆藏资源自办展览,也可以与校内其它部门一起开展;可以巡回展览,也可以固定展览场所等。总之,展览所展出的载体要形象生动、资料翔实,符合社会大众的视听需要。不但要包含传统的校史展览,还要包括具有启迪、昭示意义的新信息,从而赋予档案信息鲜活的生命力。

【参考文献】

[1]谢茜.数字信息化时代下高校档案收集工作困境及策略的思考[J].科技风,2016(07).

[2]倪峰,李世俊,侬艳琼,杨勇.高校教学档案数字化建设探析[J]. 兰台世界,2016(10).

[3]刘倩.信息时代高校办公室档案管理工作的创新研究[J].新经济,2016(15).